Как не наломать дров при запуске удаленного обучения сотрудников

Автор: Андрей Матюков

Вот уже два года я работаю в области e-Learning и не понаслышке знаю, что обучать надо не только детей и студентов, но и взрослых. В своей статье я рассмотрел вопросы, которые возникают у всех, кто только задумывается об организации дистанционного обучения сотрудников:

1. Зачем обучать сотрудников? Как понять, что в компании есть необходимость в обучении?
2. С кого начинать обучение?
3. Чему учить в первую очередь?
4. Как найти поддержку проекта внутри компании?
5. Где взять учебные материалы? Делать самим или заказывать?
6. Как измерить результаты обучения?
7. С чего начать и как организовать процесс дистанционного обучения?

В завершении статьи представлен приятный бонус - чеклист из 10 пунктов для запуска дистанционного обучения в организации. Итак, поехали!

Зачем обучать сотрудников?

Немного личного опыта. Университет, в котором я учился по целевому направлению, дал мне от силы 20% того, что реально пригодилось на рабочем месте. За 10 лет работы мне регулярно приходилось изучать новые технологии, стандарты. Хорошо, когда были готовые специализированные курсы, чаще — вникать приходилось методом проб и ошибок.

На мой взгляд, пора уже всем признать, что непрерывное образование – это необходимая часть современной жизни. Чтобы компания могла идти в ногу со временем, а порой и опережать его, важно постоянно повышать уровень знаний сотрудников.

Запуск e-learning проекта, который взлетит - комплект типовых ошибок

Автор: Елена Тихомирова

Предположим вы решили организовать обучение в электронном виде. Например, у вас уже есть учебный центр, уже есть очное обучение и вы приняли решение (на самом деле, совершенно правильное в большинстве случаев) о том, что пора попробовать e-learning.

В этот момент самое главное решение, которое нужно принять, будет про бизнес. На e-learning можно заработать, но сделать это не так просто, как кажется в самом начале. А представляется себе все примерно: много желающих пройти обучение (потому что было много тех, кто уже спрашивал про удаленное обучение и много тех, кто не мог приехать), относительно небольшие вложения (потому что вроде как все понятно и если не делать супер-мега-интерактивных курсов, то затраты совсем не пугают), быстрый запуск, минимальные затраты на процесс (почти все работает само) и быстрый заработок. Не смотря на очевидный сарказм в прошлом предложении, это все - правда. Потому что действительно почти для любой темы есть спрос, вложения не большие, организовать не сложно. Тут вы ждете «но!» и правильно делаете. Но - сначала проект нужно запустить, а для этого нужно приложить не мало усилий. Самое главное тут - не попасть в ловушку «E-learning - это быстро и просто».

Недавно меня пригласили экспертом на конкурс проектов учебных центров по внедрению e-learning. Конкурс проводит eTutorium. Задача эксперта - познакомиться с проектами (тут есть описание и сайт) и сказать свое мнение. Это в первом этапе. Уже после первого этапа появились выводы, о которых не хочется молчать.

1. Когда вы начинаете e-learning проект, самая первая и самая важная задача - понять, что такое e-learning. Как он работает, как люди учатся, какие есть стандарты, тонкости и инструменты. Потому что e-learning - это уже давно не новый инструмент, уже многие набили шишки и про них написали книжки. Не стоит придумывать что-то уникальное там, где уже есть проверенные, рабочие решения. E-learning - это не так просто, как кажется, особенно, если вы хотите сделать успешный проект с деньгами.

2. Лицо вашего e-learning проекта - сайт или портал. Для проектов, ориентированных на внешнего потребителя - сайт. Для корпоративного сектора - учебный портал. И если в корп.секторе все немного проще, потому что много обучения обязательного, то на открытом рынке нужно быть очень внимательными. У программы или курса должно быть хорошее описание (что в нем должно быть - смотрите ниже), сам сайт - должен быть не только привлекательным, но и понятным, а e-learning не должен быть так спрятан, что даже замотивированный эксперт не может его найти. У вас есть около 9 секунд, за которые человек будет принимать решение, оставаться ему тут или нет. Даже если тема уникальная, даже если вы уверены, что этого больше нигде нельзя найти, не стоит верить в то, что слушатель так хочет у вас учиться, что пройдет через все барьеры.

3. Нужно понять организацию процесса обучения в e-learning. Она на очное обучение совсем не похожа, потому что логистика и механика обучения будет сильно отличаться. Нужны другие материалы, нужны другие подходы к коммуникации со слушателями, нужен сам по себе процесс обучения онлайн, построенный шаг за шагом. Именно этого я вообще нигде не увидела в описаниях тех проектов, которые были поданы на конкурс. E-learning - это обучение. Как оно будет организовано? Как вы проверите, что передали знания? Как узнаете, что слушатель научился, пользуется, работает с новым? Это же не просто сайт, это обучение.

Конкурс - это важно, но это не главное. Потому что после конкурса будет реальная работа и реальная жизнь. И в ней проект нужно будет запустить, реализовать и поддерживать. Пропишите сами для себя весь проект, от начала и до конца:
- почему нужно у вас учиться?
- кто ваша целевая аудитория?
- почему она пойдет именно к вам?
- как будет организован процесс обучения от момента попадания на сайт до выдачи сертификата?
- как вы будете анализировать данные?
- как будете проверять эффективность?
- как будете работать со слушателями?
- какие у вас будут учебные материалы и в каком формате? И почему именно в таком формате, а не иначе?

И это нужно именно для проекта, не для представления экспертам и жюри.

И еще в качестве практического компонента этой статьи - перечень того, что должно быть в описании программы или e-learning курса на сайте, чтобы потенциальный слушатель получил нужную для принятия решения информацию.
1. Название курса или программы
2. Короткое описание в 1-2 предложения, которое передает суть темы обучения
3. Программа курса или программы
4. Время, которое потребуется на изучение курса
5. Время, которое потребуется на самостоятельные работы
5. Методика - как будет организовано обучение
6. Целевая аудитория - кому будет интересно
7. Уровень имеющихся знаний, который должен быть у слушателя для эффективного обучения
8. Стоимость
9. Даты старта (если обучение по графику)
10. Оборудование, которое потребуется (особенно, если у вас вебинары)
11. Информация о авторах и ведущих
12. Способы получения ответов на вопросы в процесс обучения

Это минимум, который нужен большинству потенциальных слушателей для того, чтобы принять верное решение. Да, еще нужны и все ожидаемые от обучения результаты и прочие коммерческие и привлекающие моменты. Но самое главное - полная информация, которая поможем мне, нашедшему эту программу в Интернете, решить, могу или не могу я себе позвонить пройти этот курс, нужен он мне или нет.

Пост получился на редкость очень длинным. Знаете почему? Потому что мне очень обидно бывает за e-learning, когда начинают думать, что его так быстро и так просто сделать, что даже не нужно инвестировать свое время, чтобы понять, что это на самом деле такое и как оно работает. Если этот пост будут читать участники конкурса, то я очень хочу им и все остальным начинающим проекты в e-learning пожелать - вы не сдавайтесь, но и не расслабляйтесь. E-learning может очень многое, если делать его внимательно, осознанно и душой. 

Ошибки при внедрении e-learning

Автор: Марина Литвинова

Мой взгляд на основные критические моменты при внедрении электронного обучения.

Ошибка 1. Компания не готова к внедрению e-learning (СДО, LMS)

Как выглядит: 

- идея внедрения e-learning пришла от HR без согласования со стратегиями развития компании

- топ-менеджеры не понимаю, зачем купили СДО и что там происходит

- бизнес не понимает, какое отношение они имеют к СДО

- руководители не хотят принимать участие в формировании программ обучения и контроле результатов

- курсы внутри компании создают хаотично, без стандартов и ответственных

- система похожа на запыленную библиотеку, а не на базу знаний

Как исправить:

- заручиться поддержкой топ-менеджмента до внедрения

- запустить пилотный проект, желательно на подразделении, сотрудники которого будут активными пользователями СДО

- наладить тесную взаимосвязь с бизнесом

- показать руководителям выгоду и удобство от использования СДО

- изначально разработать стратегию внедрения СДО, учитывая корпоративную культуру и существующую систему обучения

Ошибка 2. Сотрудники не готовы к новому формату обучения

Как выглядит:

- сотрудникам, которые привыкли к тренингам, навязывается незнакомый дистанционный формат

- у пользователей СДО отсутствует мотивация, возникает сопротивление изменениям, иногда не хватает знаний для обучения в дист.формате

- сотрудников впервые заставляют обучаться самостоятельно без тренера и группы

- обучающий материал не интересен, не практичен, перегружен

- бойкотирование, обучение "для галочки", негативное отношение к обучению

Как исправить:

- подготовить морально (реклама, пояснения, анонсы) и технически (как пользоваться, кому задавать вопросы, что если я не сдал, сделать мини-инструкции, ответы на наиболее часто задаваемые вопросы)

- показать хорошие примеры (отзывы сотрудников, которые проходили ранее какие-то эл.курсы, вебинары, еще лучше - отзывы топов, которые учились онлайн)

- формировать программы обучения на основе функционала сотрудника

- создавать культуру обучения, самообучения и развития 

Ошибка 3. Не проведен тщательный анализ провайдера

Как выглядит:

- компания не понимает, почему провайдер задерживает сроки настройки СДО, а провайдер не понимает, как вам эту СДО надо настроить

- не четко прописанное тех.задание

- не проанализированы возможности помодульного внедрения СДО 

- вместо с СДО куплено все и сразу и никто не понимает, что с этим делать

- после настройки СДО выглядит совсем не так, как должно было быть

- просто или компания и провайдер друг другу не подходит или они не договорились в самом начале о том, как будут сотрудничать

Как исправить:

- задавать провайдеру правильные вопросы, много вопросов, анализировать ответы (работали в похожей ситуации, а можем сейчас только модуль тестирования настроить, какие сроки оказания тех.поддержки, какие тех требования к рабочему месту пользователя СДО и т.д.)

- договориться о правилах взаимодействия

- совместно разработать техническое задание, в котором и компания, и провайдер понимают прописанные шаги для внедрения и развития

- внимательно ознакомиться с основным функционалом СДО, какие модули, какие возможности, форматы закачки курсов, выгрузки данных, визаулизация, удобство формирования программ обучения, связь с системами учета персонала, построение дерева орг.структуры компании и т.д. в зависимости от ваших требований к СДО

Ошибка 4. Не рассчитаны необходимые ИТ-ресурсы

Как выглядит:

- СДО плохо загружается, нет бэкапов, некому поддерживать ее на стороне ИТ в компании

- в неожиданный момент заканчивается место для хранения обучающего контента или заканчивается оперативная память для обработки, допустим, большой выборки статистики

- никогда не знаешь, как и у кого будет отображаться электронный курс (не стандартизировано рабочее место пользователя)

Как исправить:

- подружиться с направлением ИТ в вашей компании и плотно обсудить, какие ИТ-ресурсы они могут дать для поддержки проекта, в т.ч. дадут ли администратора, за которым четко закрепятся функции поддержки СДО

- узнать у провайдера, какие у них условия и цены на то, чтобы использовать их ресурс. Возможно, проще это будет организовать вне компании (если опять же позволит направление безопасности, с которым тоже надо пойти подружиться)

- предусмотреть правила разработки обучающего контента, которые могут влиять на скорость загрузки и отображения, а также на место для хранения контента (например, указать допустимые форматы и размеры для фото, видео-файлов)

Ошибка 5. Заставлять изучать то, что не нужно в работе

Как выглядит:

- реакция похожа на ту, которая возникает при внедрении СДО для неподготовленных сотрудников: демотивация, протест, непонимание, нежелание проходить курсы

- обучающие материалы и программы, назначенные сотрудникам, не согласованы с подразделением, в котором работают эти сотрудники

- не согласовано время обучения (приходится изучать продукт, который еще не внедрен или материал, который сотрудник уже знает)

Как исправить:

- анализировать целевую аудиторию учебного контента ДО разработки курс

- проводить пилотный запуск курса

- проводить анализ функционала сотрудника

- делать курсы отдельно для новичков и более опытных сотрудников

- согласовывать программы обучения в руководителями сотрудников (например, программы кассиров согласовать с направлением розничного бизнеса)

- не перегружать тем, что "тоже не помешает", если это не надо в работе

- помнить о том, что часто единственная мотивация на изучение курса у сотрудника - это найти там то, что упростить/ускорит его работу

Ошибка 6. Не давать и не получать обратную связь

Как выглядит:

- сотрудники (пользователи СДО) не имеют возможности рассказать о том, что им понравилось (или чаще не понравилось) в курсе или на портале обучения. Если понравилось, то вроде бы все ок. НО ведь это знает только сотрудник, а менеджер СДО не в курсе

- менеджер СДО не владеет информацией о том, на сколько удобны. интересны, полезны, практичны курсы с точки зрения конечного пользователя - сотрудника, учащегося

- не используются возможности для совершенствования СДО

- портал обучения не удобен, но время идет, а ничего не меняется

Как исправить:

- сделать анкеты обратной связи после курса, теста, вебинара

- сделать анкеты/опросы для оценки юзабилити портала обучения

- спрашивать! сотрудников - о том, какие темы/книги им интересны, рук-лей - о том, чему нужно обучить их сотрудников, топ-менеджеров - о том, какую системную информацию про СДО они хотят видеть

- учитывать то, что большинство людей привыкли учиться в группах и с преподавателем и получать быструю обратную связь, а в СДО они часто не получают никакую и не имеют возможности оставить свой комментарий.

Ошибка 7. Забыть о PR-поддержке проекта

Как выглядит:

- СДО похожа на затерянный город, о котором знают лишь избранные либо наказанные за плохое обучение

- менеджер проекта и разработчики курсов изо всех сил стараются сделать портал интересным, наполнить его множеством обучающего контента, но информация об этом известно только им самим

- прохождение курсов и тестов связано лишь с обязательными приказами

- корпоративная газета читается гораздо активнее, чем новости на портале обучения и т.д.

Как исправить:

- удивлять (трейлер курса, новая оригинальная книга)

- информировать (рассылки, анонсы, красиво, визуализированно, кратко)

- использовать различные ресурсы для того, чтобы рассказать про СДО

- устраивать соревнования (рейтинги, лидеры, бейджи)

- награждать, хвалить, писать о лучших учащихся

- почему бы не поздравить с успешным завершением программы обучения и не сделать электронный сертификат?

Ошибка 8. Забыть об оценке эффективности обучения

Как выглядит:

- сложно ответить на вопрос, сэкономили ли в компании бюджет за счет внедрения дист.форм обучения

- оценка результатов обучения не идет дальше, чем кол-во баллов за тест

- в компании существуют сомнения в отношении эффективности электронных курсов, тестов, вебинаров.

- нет анализируется статистика обучения в разрезе групп должностей, подразделений, стажа работы сотрудников

- отсутствует сводный анализ по СДО: кол-во обучающего контента, динамика обучения, кол-во учащихся, успеваемость, затраты на обучение

Как исправить:

- начать с курсов, в которых можно измерить ошибки до и после проведения обучения (например, ошибки при заполнении некого полиса при работе в ПК)

- изначально узнать о возможностях СДО в плане сбора, анализа и визуализации статистических данных

- планировать бюждет на развитие СДО: закупка курсов, расширение ИТ-мощностей, расширение штата сотрудников обучающего центра

- сравнивать затраты на очное (з/п тренеров, командировки, конференц-сервис,  распечатка презентаций) и дистанционное обучение (з/п участников проекта, стоимость разработки контента и поддержания СДО)

- оценивать расширение аудиторию учащихся за счет внедрения СДО

Источник

Также читайте:

• 4 основные IT ошибки HR при внедрении Системы Дистанционного обучения (СДО)
• Как управлять e-learning проектом? (Архитектура e-learning-проекта)
• Подборка материалов по теме внедрения СДО с нуля
• "Разочарование" в elearning
• Как правильно выбирать LMS (систему дистанционного обучения)

"Разочарование" в elearning

Автор: Константин Бугайчук (перевод)

Оригинал инфографики http://elearninginfographics.com/elearners-become-frustrated-infographic

1. Причины разочарования слушателей:

• Учебный курс не соответствует целям студента и уровню его знаний. Если учащийся не видит актуальность курса и возможность его практического применения для решения своих реальных проблем, он потеряет интерес.Чтобы избежать этого, специалисты по электронному обучению должны понимать, что материал учебного курса не может быть абсолютно одинаков для всех.
• Имеют неверные ожидания. Слушателю надо напоминать, что электронное (онлайн) обучение требует столько же усилий, как и любой другой тип обучения. Следует помнить и о том, что слушателям надо иметь определенные технологические навыки, которые позволят им успешно пройти курс. 
• Нехватка времени. Люди часто думают, что они могут уделить онлайн-курсам немного времени и закончить их очень быстро. Это не совсем верно. Когда мы не очень хорошо знакомы с электронным (онлайн) обучением, надо учитывать, что потребуется определенное время, чтобы научиться организовывать и управлять своей деятельностью.

2. Почему и как разработчики учебных курсов влияют на "разочарование" слушателей

• Не проходили электронное обучение как слушатели. Очень важно, чтобы разработчики учебных курсов сами испытали состояние онлайн студента. Это поможет им понять элементы, которые действительно важны для процесса обучения, навыки, которые должны быть оценены и как взаимодействовать с содержанием курса.
• Предоставление неясных инструкций. Не думайте, что только потому, что учащиеся пришли в ваш курс, они не нуждаются в четких инструкциях и методической информации. Не зная, что им делать, или не понимая шагов, которые они должны пройти может существенно повлиять на восприятие учебного материала, вплоть до отказа от прохождения курса. Если вы даете четкие инструкции для ваших слушателей, уровень их "разочарования" значительно уменьшится.
• Переизбыток информации. Поставьте себя на место ваших студентов обувь, посчитайте их рабочую нагрузку и реалистично подумайте о том, как много своего времени они действительно могут посвятить работе в вашем курсе. Курсы электронного обучения это не электронные книги, мозгу требуется отдых, а информация должна подаваться постепенно.
• Нет взаимодействия или сотрудничества. Никогда не забывайте, что обучение это процесс создания знания, во взаимодействии с другими, людьми. Совместная работа, активная оценка и представление иных точек зрения обогащает ваш курс. Дайте слушателям почувствовать, что они являются частью сообщества. Если не способствовать взаимодействию, студенты чувствуют себя изолированными, немотивированными и разочарованными.

3. Почему и как компания влияет на "разочарование" своих слушателей

• Не создает для слушателей вспомогательные каналы для обратной связи и помощи. Создание таких каналов (часы, форумы и т. д.) с самого начала может помочь решить проблемы слушателей на ранней стадии обучения. 
• Не принимают во внимание необходимые технологические ресурсы. Отсутствие необходимых программ, технических средств и т.д. или их альтернатив может быть непреодолимым препятствием для успешного обучения и может привести к тому, что студент утратит мотивацию.
• Не создают службу технической поддержки. В идеале, при любой организации обучения должен быть специалист, который решит технические проблемы пользователя различными путями и по различным каналам связи (по электронной почте, телефону, мессенджерам). Эти люди или команды должны быть дружелюбны, терпеливы и обладать достаточными техническими знаниями и умениями, чтобы помочь слушателю решить их проблемы.
• Нет проверки ресурсов. Перед запуском материала, компании должны убедиться, что материалы будут считываться и отображаться правильно, а также что они имеют актуальное содержание, подходящий формат и юзабилити.

Источник

Как правильно выбирать LMS (систему дистанционного обучения)

Замечательное дополнение к посту про внедрение СДО с нуля.

Автор: Алексей Корольков

1) Проверяйте систему на сценариях использования, а не по большому списку возможностей и характеристик: 

- Подготовьте сценарии использовании по всем основным задачам.
- Попросите поставщика показать вам работу по этим сценариям в живую.
- Огромный лист характеристик и возможностей почти невозможно проверить, в результате вы так и не будете знать, действительно ли система подходит именно вам.  

2) Убедитесь, что кастомизация системы возможна: 

- Сможете ли вы сами сделать настройку системы под свои задачи?
- Попросите поставщика в живую продемонстрировать то, как выполняется кастомизация;
- После настройки и кастомизации системы будет ли она также легко обновляться, как и коробочный продукт? Не получится ли так, что настроенная система будет уникальной и ее обновление будет сложным и дорогостоящим?  

3) Не покупайтесь на громкие имена в списке клиентов: 

- Внедрение в крупной компании не говорит о том, что система там работает и используется активно.
- Просите посмотреть реальные кейсы по сценариям использования, даже если они не относятся к отрасли вашей компании.
- В каждой компании есть свои уникальные задачи и особенности и нужно ориентироваться на свои сценарии использования и на то, насколько система позволит их реализовать.  

4) Изучите историю продукта: 

- Как развивался продукт в последние годы? Что нового появлялось, как часто?
- История развития говорит о развитии продукта в будущем - система должно постоянно развиваться.  

5) Поищите специалистов, которые работают с этой системой:

- Есть ли на рынке специалисты, которые умеют настраивать и развивать эту LMS? Много ли их?
- Если специалистов достаточно, то значит поставщик говорит правду о большом количестве внедрений.  

6) Подумайте о будущем: 

- Куда вы хотите развивать вашу систему? Будет ли это только e-learning или в ваших планах есть внедрение системы управления талантами?
- Попросите поставщика показать сценарии использования, которые вам могут потребоваться в будущем. Может ли система сделать то, что вам нужно?
- Посмотрите примеры и кейсы того, как такое масштабирование сделано в других компаниях. 

7) Включитесь в профессиональное сообщество: 

- Найдите сообщество специалистов, которые работают с системой и посмотрите, чем оно живет.
- Почитайте вопросы, которые там обсуждаются.
- Поговорите с коллегами о том, как на самом деле работает техническая поддержка и другие службы поставщика.
- Сообщество - это признак активного использования системы в других компаниях. 

И два комментария к видео 

Подборка материалов по теме внедрения СДО с нуля

Наиболее частый вопрос, который встречается в нашей сфере - как внедрить в компании электронное обучение? И дело даже не в выборе платформы, а скорее в том, как сделать это эффективно, правильно и интересно! Читайте рекомендации наших экспертов:

С чего начать:

• Как выбирать LMS, чтобы не пожалеть о выборе
• Правильные вопросы, которые помогут внедрить СДО
• Какие вопросы нужно задать на старте внедрения СДО?
• 20 вопросов про стратегию внедрения e-learning
• Переводим очное обучение в электронное. Как это сделать и не потерять качество и эффективность?
• Определение потребностей организации в обучении

Что почитать:

• Книжная полка e-learning специалиста

Как подобрать e-learning специалистов:

• Проект внедрения СДО "с нуля". С чего начать? Как подобрать команду или специалиста?
• Подбор e-learning специалиста
• Вы не любите универсалов? "Да, вы их просто не умеете готовить!" (с)
• Понятие универсальности в e-learning. Игрушка для специалистов. Поиграем?
• Универсальный менеджер - всегда ли это оправдано? Поговорим о разделении труда в дистанционном обучении!
• Куда развиваться специалисту e learning
• Как вырастить спеца e learning
• Обучение и подготовка E-Learning специалистов
• Галерея специалистов e-learning

Как организовать процессы и управлять проектом:

• Архитектура e-learning проекта
• Про архитектуру системы дистанционного обучения
• Система очного обучения + e-learning больше, чем сумма слагаемых?
• e-learning как инструмент для построения траектории обучения
• Управление e-learning проектом: менять ли в компании платформу СДО?
• LMS как проект, которым нужно управлять, а не просто наполнять контентом
• Эффективность e-learning проекта 
• Как с помощью шаблонов оптимизировать работу СДО?

Как "влюбить" в СДО:

• Всё начинается с малого или как система меняет привычку?
• Мастер-класс для "агентов изменений", внедряющих СДО 
• Как корпоративное обучение вызывает конкурентное преимущество
• Самонаправляемое учение
• Как измерить культуру обучения компании
• Какие методы вы используете для мотивации обучения в системах LMS?
• Настраиваемое обучение. Адаптивное обучение. Или - Крылья, ноги... главное - хвост! (с).

Какие могут быть сложности:

• 4 основные IT ошибки HR при внедрении Системы Дистанционного обучения (СДО)
• Как "завалить" проект СДО. Вредные советы для корпоративного обучения
• Почему дистанционное обучение с трудом приживается в России?
• Где взять ресурсы на развитие СДО при ограниченном бюджете?

Почему внедрение СДО это больше, чем просто обучение:

• Хорошая LMS или дальновидное руководство?
• СДО как индикатор "белых пятен" в бизнес-процессах компании

Смотрите также материалы вебинаров:

• «Реализация комплексных проектов внедрения e-learning»
• "E-learning, который работает. Как интегрировать электронное обучение в повседневную жизнь компании" (о вебинаре Елены Тихомировой)
• "5 простых шагов, чтобы внедрить СДО" (о докладе Александра Беляшина, Банк Русский Стандарт)
• eLearning Crash course
• "eLearning является инструментом корпоративной культуры в вашей компании?" 
• e-learning на старт. 100 проверенных рекомендаций для успешного внедрения электронного обучения

Азбука для новичков:




ВСЕ ПОДБОРКИ ПО БАЗОВЫМ ТЕМАМ В E-LEARNING:

• Мотивация
• Тестирование
• Геймификация
• Смешанное обучение
• Управление знаниями
• Вебинары
• Культура обучения

4 основные IT ошибки HR при внедрении Системы Дистанционного обучения (СДО)

Автор: Алексей Корольков

В процессе подготовки к конференции в Томске, прошедшей на прошлой неделе, я написал материал про ошибки взаимодействия с ИТ-подразделениями, которые зачастую совершают HRы в процессе внедрения автоматизированных HR систем или СДО. Публикую его здесь.

Нужно ли привлекать ИТ-специалистов при внедрении корпоративной системы дистанционного обучения (СДО)? 

С одной стороны ответ на этот вопрос очевиден - как можно внедрить корпоративное ИТ-решение без ИТ-специалистов? С другой стороны, внедрение системы дистанционного обучения очень часто происходит по инициативе корпоративного учебного центра, из его бюджета и адмнистрироваться система будет исключительно HRами. В такой ситуации зависеть от специалистов ИТ, которые как часто кажется HRам, будут замедлять процесс внедрения и "вставлять палки в колеса" заказчику не хочется.

Как же поступить?

Для начала необходимо определиться со способом развертывания системы. Если система разворачивается в "облаке", то как правило ничего кроме общего одобрения (причем, скорее всего не от ИТ, а от информационной безопасности) не требуется. А вот если система дистанционного обучения устанавливается в корпоративной сети на собственных серверах компании без ИТ не обойтись.

Теперь давайте обсудим основные ошибки, которые допускают HRы при внедрении e-learning проектов:
1) Отсутствие ИТ-специалистов в команде проекта - это не означает, что ресурсы ИТ-специалистов не привлекаются к работе. Просто они не являются частью команды, внедряющей проект. Они исполнители, мнение которые не особо интересно. Их зовут когда все уже решено и говорят что-то вроде "дай нам вот такой сервер или открой доступ из этой сети в другую". В результате они либо пожимают плечами и делают что просят (а когда что-то ломается, резонно отвечают что их мнение не спрашивали и за конечный результат они отвечать не могут) либо начинают действительно вставлять палки в колеса, совершенно не понимая сути задачи внедрения системы дистанционного обучения.

Пример из жизни:

В компании для доступа к СДО из филиалов используется технология терминальных серверов (обучаемый подключается к терминальному серверу и с него уже подключается к СДО). ИТ-специалистов просят открыть доступ для филиалов к серверу СДО. Система запускается в работу и тратятся существенные деньги на создание курсов, использующих технологию flash и звуковой сопровождение. Курсы тестируются в сети центрального офиса и все хорошо работает. Когда они открываются для филиальной сети обнаруживается что они не работают (на терминальном сервере запрещен flash и отключен звук, причем исправить эти настройки крайне затруднительно и может потребовать существенных затрат). Но, никто не спрашивал ИТ-специалистов об особенностях терминальной технологии, никто не объяснял им о том что для дистанционного обучения будет использоваться сложный мультимедийный контент. В такой ситуации им очень сложно предъявить претензии ИТ-департаменту. Получается что проект запущен, деньги потрачены (и на систему дистанционного обучения и на курсы), а работа системы невозможна.

2) Отсутствие ИТ-координатора в проекте - к проекту привлечены ИТ специалисты. Но, при формировании проектной команды стало понятно что нужны специалисты по сети, по системе кадрового учета, по системе учета пользователей и электронной почте, по корпоративному порталу и т.п. В итоге на совещание проектной группы приходит 5 ИТшников, которые начинают ругаться между собой на непонятном HRам языке (на "птичьем") из-за того в какой из информационных систем, с которой интегрируется система дистанционного обучения (СДО) должно хранится поле "Идентификатор пользователя". Чтобы процесс согласования внутри ИТ мог завершиться конструктивно в разумные сроки нужен координатор (он же ответственный) от ИТ в этом проекте. Именно он (а не поставщик СДО или специалист учебного центра) должен координировать усилия различных ИТ-подразделений чтобы система "взлетела" в оговоренные в проекте сроки.

3) Отсутствие у ИТ-команды понимания целей проекта и автоматизируемых процессов - если ИТ не понимает зачем внедряется система дистанционного обучения, какие есть требования и ограничения, в чем суть автоматизируемого процесса, то будут неверно оценены выделенные ресурсы (могут быть как завышенные так и заниженные требования), выбраны некорректные технические решения (архитектура системы) и т.п. Поскольку ИТ-специалисты не всегда горят желанием разбираться в особенностях HR-процесса, то функциональному заказчику нужно потрудится, чтобы добиться внимания ИТ. Но, эти усилия, безусловно, окупаются.

4) Недооценка требуемых проектом ИТ-ресурсов (сервера, каналы, трудозатраты) - эта проблема, как правило, является следствием проблем описанных выше. Например, ИТ-специалисты, которые не понимают сути процессов системы дистанционного обучения, могут неверно предположить какое количество пользователей будут работать с системой. Это приведет к тому, что будет запланировано приобретение очень дорогого сервера, способного выдержать неверно оцененную нагрузку. В результате цена проекта возрастает, окупаемость отодвигается, а на самом деле дорогостоящее оборудование простаивает 99% времени. И наоборот, отсутствие коммуникации в проектной команде, может привести к тому, что элементарная (по мнению HR) задача, например, обновить версию браузера для всех сотрудников компании, будет оценена ИТ совсем по другому.

Например, HR запланировал запуск курса и поставил в план (и отрапортовал бизнесу) дату запуска обучения. Для запуска красивого мультимедийного курса нужно "всего то" обновить браузер и в плане на это может быть отведена неделя. Но, как только об этом узнает ИТ, то выясняется, что обновление версии может привести к проблемам с совместимостью с другими корпоративными приложениями, потребует обновления другого системного ПО (взаимосвязанного) на что уйдут недели работы и т.п. А ведь этих проблем легко можно было бы избежать.

Выводы

Внедрение системы дистанционного обучения (СДО) это полноценный проект, пусть и не очень большой по масштабу (как правило). У проекта должна быть проектная команда отвечающая за результат. В состав этой проектной команды обязательно должны входить ключевые ИТ-специалисты, причем кто-то из них должен быть назначен координатором. ИТ-команда должна четко понимать требования, особенности и ограничения проекта и потребности заказчика по автоматизации процессов. Все это позволяет адекватно выделить и оценить требуемые ИТ-ресурсы проекта. 

Источник