Как и зачем делать аудит системы обучения?

По материалам вебинара Елены Тихомировой

Ссылка на запись

В какой-то момент мы все равно приходим к тому, что нужна стратегия. Иногда это происходит на этапе внедрения e-learning-проекта. А бывает так, что в процессе использования системы дистанционного обучения требуется срочная "реанимация". Это случается, когда на том или ином этапе использования e-learning возникли сложности, затормозилось развитие учебного портала или что-то изменилось в компании или в сфере, в которой мы работаем. Или мы начинаем понимать, что нет общей картины развития проекта. А, возможно, из компании ушли те специалисты, которые внедряли систему обучения или накопилось большое количество неуправляемого устаревшего контента. И в этот момент самым логичным решением будет провести аудит системы обучения.

Как проводить аудит системы обучения?

Шаг. 1. Проверить, как настроены и как работают основные учебные процессы:

- процесс разработки курса (кто и когда, на основании каких шаблонов и методологий)

- процесс организации обучения (от выявления потребности до подведения итогов обучения и анализа обратной связи),

- непосредственно прохождение курсов, тестов, программ обучения

- анализ статистики по результатам обучения,

- анализ обратной связи,

- анализ эффективности обучения и работы LMS.

Шаг 2. Проверить, какие учебные процессы автоматизированы, а какие выполняются вручную.
Тут нужно в том числе проверить типовые шаблонные действия, которые можно автоматизировать. Это очень очень важный этап для проектов с большим количеством пользователей (1000 и более).

Шаг 3. Проанализировать культуру обучения в компании:
- как сотрудники относятся к учебному порталу, 
- знают ли сотрудники про портал, про обязательное обучение (если оно есть)
- умеют ли учиться, 
- есть для обучения выделенное время, 
- есть ли напоминания про обучение,
- как новички узнают про обучение, есть ли инф-ция об этом в адаптационных курсах.

Шаг 4. Прояснить, кто и как управляет проектом e-learning.
Тут четко нужно узнать, у кого какие функции, кто и за что отвечает, какие процессы можно улучшить. Не помешает посмотреть на опыт коллег из других компаний.

Шаг 5. Понять, куда развивается проект и как взаимодействует проект обучения с другими процессами в компании.
Подумайте, что ждет учебный портал дальше, двигаете ли вы в сторону управления знаниями или развития талантов, как и в чем обучение помогает задачам бизнеса, как стратегия развития e-learning синхронизируется со стратегией развития компании.

Какие конкретно показатели можно проанализировать?

Например,

- количество созданных курсов за последний год, 3-5 лет,

- срок "жизни" курса на портале и частота обновлений,

- динамика прохождений курса, как часто, с какими результатами,

- самостоятельное обучение, сколько раз сотрудники сами назначают себе курс,

- повторное обучение назначенных курсов, к каким темам возвращаются,

- частота обращения к порталу и кол-во времени нахождения там,

- какие сотрудники учатся в СДО, проанализировать стаж, новички и опытные, кто как учится

запросы на создание новых курсов.

Сами показатели будут логично "вытекать" из шагов аудита. Рассматриваем конкретный шаг и какие цифры для понимания этого шага мы можем "вытянуть" из системы дистанционного обучения.

По итогам аудита у вас должен быть разработан план или программа мероприятий. Если аудит показал, какие процессы нужно совершенствовать, то их корректировка может занять от месяца до полугода. В некоторых случаях анализ системы может показать, что текущие форматы дист.обучения неэффективны и что стоит попробовать другие форматы e-learning. Также результаты могут говорить о том, что нужно модернизировать систему обучения или даже сменить. Поэтому очень важно понимать первоначальную цель аудита.