В начале года я делился планами о том, что хочу в 2014 году уделить время автоматизации оценки персонала, но никак не думал, что всё будет происходить столь стремительно! В январе окончательно стало понятно, что массовая оценка (и не только) сотрудников в Юлмарт должна быть проведена не позже середины марта и при том два раза… Времени на раздумья и раскачку не было и пришлось искать нестандартные пути решения. Лучший, на мой взгляд, выход из ситуации подсказал Алексей Корольков предложив провести двух дневную сессию, которая помогла решить следующие задачи:
1. Понять базовые возможности продукта WebTutor в плане автоматизации оценки и поддержки очного обучения.
2. Сформулировать функциональные требования таким образом, чтобы потребовалась минимальная доработка для реализации поставленных бизнесом целей.
Буквально через неделю после сессии были подготовлены функциональные требования (понятно, что не идеальные, но вполне жизнеспособные). 11 февраля была сделана и согласованна оценка трудоёмкости доработок, а 11 марта уже был проведен пилот массовой оценки персонала. С 18 марта уже была запущена первая массовая оценка на 3000 сотрудников. О результатах говорить ещё рано, так как пока ещё не завершена первая волна, а на подходе вторая, НО некоторыми «набитыми шишками» я готов поделиться:
1. Штатная структура это всё! Сколько бы вам не говорили, что главной проблемой, с которой вы столкнетесь, будет расхождение фактических и реальных данных штату вашей компании вы всё равно даже представить не можете сколько из-за этого вопроса возникает проблем! Верить нельзя никаким данным! Мы и до этого подозревали, что в 1С всё не так гладко и поэтому сразу решили в данном проекте назначать процедуру оценки через матрицу в excel согласованную с руководителями подразделений. Но что вышло – руководители просмотрели даже свои должности не говоря о куче «мертвых душ» и т.п. В итоге мы несколько раз дней подгружали в систему корректирующие матрицы и переназначали оценку. А когда мы попытались хоть в чём-то доверится 1С и стали назначать мероприятия и снимать отчёты по оргструктуре загруженной оттуда в WebTutor, то узнали много «интересного» о компании! Например, курсы были назначены подразделению («всего-то» на 200 человек), которого уже больше полугода не было в компании.
2. Отчёты! Как бы вы не спешили и не доверяли базовым инструментам, но всю систему отчётности надо продумать сразу и детально! При продумывание отчетности вскрываются критичные детали бизнес-процесс, которые иначе легко можно упустить. Мы поспешили, и пришлось отдельно заказать упущенный отчёт. Поясню. Например, у нас «оценка» это совсем не простая процедура состоящая из нескольких шагов с документооборотом назначающим различные анкеты у нас это целый комплекс мероприятий: очный тренинги для руководителей, электронные курсы для сотрудников (по должностям), тесты для сотрудников, анкеты лояльности для сотрудников, сводные анкеты оценочного собеседования заполняемые комиссией по сотрудникам и ещё что-то. Мы когда продумывали отчёты заложили в сводный отчет, только заполняемые оценочной комиссией в сводную анкету по каждому сотруднику и всё вроде бы хорошо. Но когда вся процедура была запущена, стало ясно, что контролировать и измерять надо не только финальный этап, но все предшествующие активности (тренинги, курсы, тесты), а оказалось, что такие отчёты надо отдельно снимать по каждой активности и вместе вся это радость не стыкуется (курсы например, не по матрице назначались и там «зоопарк», а стандартные отчеты по тестам показывают средние значения по не очень корректным подразделениям и т.п.), а если и стыкуется то путём нереальных затрат. Например, мы захотели получить средние значение по всем тестам (15 штук) по 32 подразделениями компании и оказалось, что надо снять 480 отчётов (заняло 8 рабочих часов). Завтра мы ждём сводный отчёт, который должен решить эти проблемы, но кто-то может не повторять этой ошибки.
3. Инструкции… Тут всё просто – не заваливайте персонал тоннами текста – сделайте инструкции максимально упорядоченными и прозрачными выделив ключевые этапы и действия, которыми эти этапы завершаются. Например, укажите, что только отправка анкеты эксперту переводит оценку на следующий этап, а никак не факт сдачи тестов.
4. Команда и видение. Очень важно, чтобы у всех участников проекта было одинаковое видение и четкое понимание результата, на который они работают! Очень часто подразделения HR участвующие в аналогичных проектах слабо представляют, а как собственно технический это всё будет реализовано (иногда даже, когда процесс уже запущен) и при этом их действия (из благих побуждений) вносят хаос в процесс.
Вспомнить можно ещё много чего, но пока надо дождаться результатов проекта и тогда можно будет сделать основные выводы.
Всем хороших оценок!
Удачи!
Комментариев нет:
Отправить комментарий