четверг, 13 июля 2017 г.

Как не наломать дров при запуске удаленного обучения сотрудников

Автор: Андрей Матюков

Вот уже два года я работаю в области e-Learning и не понаслышке знаю, что обучать надо не только детей и студентов, но и взрослых. В своей статье я рассмотрел вопросы, которые возникают у всех, кто только задумывается об организации дистанционного обучения сотрудников:

  1. Зачем обучать сотрудников? Как понять, что в компании есть необходимость в обучении?
  2. С кого начинать обучение?
  3. Чему учить в первую очередь?
  4. Как найти поддержку проекта внутри компании?
  5. Где взять учебные материалы? Делать самим или заказывать?
  6. Как измерить результаты обучения?
  7. С чего начать и как организовать процесс дистанционного обучения?

В завершении статьи представлен приятный бонус - чеклист из 10 пунктов для запуска дистанционного обучения в организации. Итак, поехали!

Зачем обучать сотрудников?
Немного личного опыта. Университет, в котором я учился по целевому направлению, дал мне от силы 20% того, что реально пригодилось на рабочем месте. За 10 лет работы мне регулярно приходилось изучать новые технологии, стандарты. Хорошо, когда были готовые специализированные курсы, чаще — вникать приходилось методом проб и ошибок.
На мой взгляд, пора уже всем признать, что непрерывное образование – это необходимая часть современной жизни. Чтобы компания могла идти в ногу со временем, а порой и опережать его, важно постоянно повышать уровень знаний сотрудников.

В эпоху рыночной конкуренции каждый хочет ярко выделяться на фоне остальных.  Это имеет большое значение для привлечения внимания и завоевания доверия большего числа клиентов и, соответственно, достижения большего успеха. Однако, ни одно академическое образование не сможет донести до будущего сотрудника особенности и ценности современного предприятия со своей корпоративной культуры. Это возможно сделать, только находясь внутри компании. Чтобы помочь сотрудникам быстрее познакомиться с корпоративной культурой и адаптироваться к меняющимся условиям рынка, в компаниях и внедряется корпоративное обучение.

Своевременное обучение сотрудников также позволяет значительно сократить затраты времени на адаптацию персонала, снизить вероятность возникновения аварий, ошибок и простоев, тем самым сокращая издержки компании.

Вот пример ситуаций, когда необходимо обучение сотрудников:

  1. При приеме нового сотрудника
  2. При выходе сотрудника из затяжного больничного или отпуска по уходу за ребенком
  3. При смене профиля деятельности сотрудника или отдела
  4. При внесении существенных изменений в инструкции, регламенты, руководства и положения, касающихся сотрудника
  5. При возникновении у сотрудников систематических сбоев и ошибок в рабочем процессе
  6. При возникновении происшествий и непредвиденных неблагоприятных ситуаций
  7. При модернизации оборудования, программного обеспечения, технологии производства

Как выявить потребность сотрудников в новых знаниях?

Я считаю, что вопрос о повышении уровня профессиональных знаний сотрудников изначально должен быть включен в стратегию развития компании. Если такой стратегии в компании нет, то выявить потребность сотрудников в новых знаниях можно следующими путями.

1. По моему опыту, самый простой способ - это спросить у самих сотрудников о том, каких знаний им сейчас не хватает для решения проблем производственного процесса и достижения прогресса. Достаточно мотивированный специалист, как правило, будет откровенен и сам все расскажет.
Например, операторы часто допускают ошибки при заполнении формы специализированного АРМа. Поговорив с сотрудниками, можно выявить наиболее непонятные элементы программы и создать симулятор программного обеспечения - тренажер, с помощью которого операторы смогут отрабатывать наиболее частые ошибки. Это позволит им лучше разобраться с процессом заполнения формы и исключить ошибки из своей практики.

2. Отдел кадров может самостоятельно сделать выводы относительно учебной потребности. Специалисту по кадрам достаточно заглянуть в документы сотрудников и посчитать, сколько времени прошло с момента получения ими профильного образования или предыдущего повышения квалификации. Некоторые отрасли по своему стандарту предполагают необходимость получения новых знаний ввиду их постоянной модернизации.
Например, согласно  п. 5.6.1.3 внутреннеего Распоряжения ОАО "РЖД" от 31.12.2009 № 2757р "О введении в действие стандарта по качеству в процессе управления персоналом "Обучение и повышение квалификации" рабочие, специалисты и руководители, связанные с безопасностью движения поездов, обязаны проходить повышение квалификации не реже одного раза в три года в объеме не менее 72 часов.

3. Если после опроса сотрудников и HR-специалистов не удалось определить потребность в обучении, то помочь определить эту потребность может внеплановая аттестация сотрудников. Во время аттестации можно предложить сотрудникам решить несколько постановочных задач (так называемых кейсов) аналогичных тем, которые могут возникнуть на предприятии в реальной жизни.
Например, вы можете предложить всему электротехническому персоналу продемонстрировать на практике свои знания по электробезопасности - решить несколько критических ситуаций из реальной истории.  В случае, если у сотрудников будут обнаружены серьезные пробелы в знаниях, предложите им пройти обучающий курс.

С кого начинать обучение?

Я убежден, что эффективное обучение сотрудников возможно лишь в том случае, если его значимость понимает руководство. Руководители должны четко понимать и разумно оценивать, какие знания, умения и навыки, в какой срок и какие именно сотрудники должны получить. Не должно быть так, что все учат всё и прямо сейчас! При этом желательно, чтобы руководители также принимали активное участие в непрерывном процессе обучения.

К сожалению, на практике встречаются случаи, когда сотрудника не отправляют на необходимые по его задачам курсы, но зато поощряют получение знаний, которыми он и так обладает или которые ему вообще не нужны в работе.

Да, курсы бывают разные и по охвату аудитории. Например, правила пожарной безопасности должны знать и соблюдать все. Правилам корпоративной культуры также следует придерживаться всем сотрудникам. А вот узкие темы не надо “наваливать” на всех, если специфика предприятия не предусматривает полную взаимозаменяемость кадров. Грубо говоря, не нужно учить бухгалтеров навыкам поездных диспетчеров и т.п.
Очное обучение, как правило связано с покиданием сотрудниками рабочего места. Зачастую им нужно специально куда-то далеко ехать, чтобы получить новую актуальную информацию. В таком случае, можно выбрать одного наиболее опытного и ответственного сотрудника, способного передать свои знания коллегам. Если же необходимо быстро обучить большое количество сотрудников и при этом без отрыва от рабочего места, то хорошей альтернативой очному обучению будет дистанционное обучение.

Краткие выводы:

  1. Желательно, чтобы руководители опробовали обучение на себе
  2. Обучающие курсы должны назначаться по потребностям - сотрудник, который прошел обучение, должен иметь возможность реализовать полученные знания в своей работе
  3. Дистанционный формат позволяет быстро предоставить актуальную информацию большому количеству сотрудников

Чему учить в первую очередь?

Такого вопроса в организации не должно возникать по определению. Если уже выявилась потребность в обучении, значит, кадры и руководство должны знать о проблемных темах, а начальник подразделения, выступая в роли эксперта, должен расставить акценты на первоочередности. В противном случае компанию вероятно ожидает закупка или разработка ненужных курсов и пустая трата денег и рабочего времени сотрудников.
Опять же из практики. Случается так, что создается план по количеству курсов, и подразделения обязывают выдумать ряд тем по своему профилю. Получаются ненужные учебные материалы, которые не решают никаких проблем. В итоге: трата времени и финансов, отвращение к обучению у экспертов и сотрудников, которым навязывают не те курсы.
Если говорить о дистанционном обучении, то неподготовленной, а тем более возрастной публике, в первую очередь желательно максимально легко и просто донести, что такое электронный курс, что такое вебинар, какие бывают тесты. После этого можно небольшими порциями вливать общую информацию, интересные интерактивные мини-курсы, полезные для каждого человека, типа «10 самых …» или «5 неочевидных способов …, о которых вы не догадывались». Таким образом можно подружить сотрудников со слайдами и приучить к интерфейсу. И только после этого уже посредством установленного «канала связи» можно загружать специализированные электронные курсы.
Краткие выводы:
  1. Реальность должна сама диктовать, чему учиться, когда, в каком объеме и порядке
  2. За содержание учебных материалов должен отвечать предметный эксперт (штатный или внешний)
  3. Желательно заранее подготовить простые увлекательные мини-курсы, которые бы позволили сотрудникам привыкнуть к дистанционному формату обучения.

Как найти поддержку проекта внутри компании?

Допустим, в компании большинство сотрудников понимают, что непрерывное обучение - это классно, дистанционное обучение - это современно, в организации есть свой эксперт, который знает, как организовать дистанционное обучение сотрудников и какие темы сейчас наиболее актуальны. Как убедить руководителей выделить средства на внедрение проекта, а сотрудников замотивировать на постоянное развитие?
На мой взгляд, самое главное - это с помощью конкретных цифр доказать руководству компании выгоду от внедрения проекта.
  • Проведите анализ и сравните расходы на организацию дистанционного обучения сотрудников с затратами на их командировки для очного обучения.
  • Представьте разницу стоимости услуг внешних разработчиков курсов и создание соответствующего отдела внутри компании.
  • Оцените, во сколько обойдется обучение своих штатных разработчиков курсов и через какое время они смогут самостоятельно выдавать учебный материал, достойный своей фирмы.
Найдя поддержку у руководства, следует подготовить и самих обучаемых к нововведению, чтобы процесс внедрения проекта был менее болезненным. Ведь кроме основной деятельности рабочему персоналу надо будет еще периодически пополнять багаж знаний и проходить дополнительные аттестации и проверки.
Важно наглядно показать сотрудникам, какие возможности они получат, благодаря получению новых знаний:
  • облегчение труда,
  • карьерный рост,
  • получение дополнительного поощрения,
  • гарантия получения привычного дохода (такое тоже бывает).
Краткие выводы:
  1. Самый простой способ получить поддержку проекта у руководителей - показать им выгоду, измеряемую в конкретных цифрах
  2. Сотрудники должны четко понимать, какую личную пользу они получат в результате обучения

Где взять учебные материалы? Делать самим или заказывать?

Руководства пользователя, регламенты, уставы – всё это есть в каждой организации. Теоретически, каждый сотрудник организации может выучить их наизусть, но на практике эти документы чаще всего используются «задним числом», то есть когда уже что-то не получилось или получилось не так, как хотели. Цель электронного обучения (e-Learning) и педагогического дизайна (instructional design) - донести большой объем скучной и неудобной информации в удобном доходчивом виде для эффективного его применения на практике.
В каждой  компании есть свои старожилы или эксперты, готовые (или неготовые) делиться своим опытом, и я почти на 100% уверен, что они ничего не знают о педагогическом дизайне и андрагогике (наука об обучении взрослых людей). Другими словами, досконально зная объект обучения, эти эксперты зачастую не умеют эффективно передавать свои знания другим менее опытным людям.
Таким образом, если внутреннее обучение планируется ставить на поток, то лучше обзавестись методологом, который будет готовить учебные материалы из всего того, что знает эксперт, хранят бумажные инструкции, диктует жизнь. При этом возможны два варианты - можете вырастить своего внутри организации (долго и без гарантии правильного результата) или же нанять профессионала (дороже, но надежнее).
Краткие выводы:
  1. Учебные материалы - это систематизированные знания, представленные в простой и понятной форме.
  2. Оформлением учебных материалов должен заниматься отдельный специалист (методолог, педагогический дизайнер).
  3. За получение исчерпывающей информации от экспертов также должен отвечать методолог/разработчик курса.

Как измерить результаты обучения?

Важно понимать, что высокие баллы итоговых тестов в отчетах системы дистанционного обучения (СДО) - это не ключевой показатель высокой эффективности обучения. Баллы - это лишь некое подтверждение того, что все слайды были просмотрены до конца и ответы на тесты были введены правильно. При этом нет никакой гарантии, что правильные ответы не были подсмотрены у коллеги или получены от самих же HR для демонстрации хороших показателей перед вышестоящими руководителями. Бывает и такое.

Опираться исключительно на цифры СДО не стоит еще и потому, что итоговый тест сразу после прохождения курса с высокой долей вероятности будет сдан лучше, чем через неделю или месяц. Совсем другое дело, как обучаемый освоит поданный ему контент и будет применять его на практике.

Вот примеры показателей, с помощью которых можно измерить эффективность обучения после прохождения курса на практике:
  1. Сокращение времени, необходимого на изучение новой программы или продукта
  2. Снижение количества типовых ошибок, совершаемых сотрудниками после тренировки на симуляторе или тренажере
  3. Сокращение количества жалоб и негативных отзывов от клиентов
  4. Увеличение количества сделок, совершенных за определенный период времени (например, в течение недели)
В реальности бывают случаи, когда за короткий отрезок времени сложно измерить результаты обучения, хотя они и будут. Возьмем, например, курсы по корпоративной культуре. Понять, что она вышла на качественно новый уровень, можно будет только с течением времени. Помочь в этом, например, могут следующие показатели: снижение уровня текучести персонала, увеличение количества полезных инициатив, новые положительные отзывы от клиентов и т.п.
Да, не всё однозначно с показателями, но обучать сотрудников и измерять эффективность обучения нужно обязательно. Главное делать это правильно и со смыслом, а не потому что так сейчас принято.
Краткие выводы:
  1. Баллы в тестах - не самый лучший показатель эффективности обучения (сотрудники могут списать ответы, забыть и проигнорировать полученную информацию и т.д.)
  2. Показатели должны  отражать, как полученные знания применяются сотрудниками на практике и влияют на эффективность компании (снизились затраты времени на выпуск единицы продукции, увеличилось количество сделок в течение дня и т.д.)
  3. Показатели должны отражать изменение, наблюдаемое в компании после внедрения обучения (увеличение производительности труда, снижение текучести персонала и т.д.)
  4. Показатели должны быть измеримы в конкретных цифрах (в процентах, рублях, месяцах и т.д.)

С чего начать процесс дистанционного обучения?

Мир меняется на глазах. Каждый день появляются новые программы, приложения, сервисы, технологии, открываются новые компании. Внутри компаний появляются новые отделы и выстраиваются новые бизнес-процессы. Сотрудники из одних компаний переходят в другие, причем нередко, переезжая из одного города в другой. В таких динамичных условиях, на мой взгляд, наиболее подходящим способом обучения сотрудников является дистанционное.

Для организации такого вида обучения потребуется система дистанционного обучения (серверная или облачная) с базой сотрудников и электронными материалами. СДО позволяет отдельным людям или группам назначать различные учебные материалы и мероприятия: вебинары, электронные курсы, тренажеры, тесты и т.д. Эти учебные материалы могут быть доступны всем сотрудникам в любое время или же они могут иметь ограничения по времени, должности, успеваемости и т.д.

Далее поговорим о самом быстром и простом способе создания электронных курсов. Для начала хочу напомнить, что курс - это новая альтернативная, интерактивная “инструкция”, взамен тех сухих и статичных, которые на практике не только не читаются сотрудниками, но и не несут должной пользы.

Прежде чем начинать верстать курс в программном редакторе, нужно ¾ времени разработки потратить на подготовку материала и разработку сценария.

Вот несколько обязательных советов для данного этапа:
  1. Изучите целевую аудиторию
  2. Напишите в виде текста всё, чему хотите научить свою аудиторию
  3. Постарайтесь из текста высушить всю воду
  4. Вместо текста в презентации используйте списки, таблицы, диаграммы, схемы, изображения, инфографику
  5. Постарайтесь представить сложную информацию просто и нестандартно, чтобы люди могли воспринимать ее быстро и правильно. В этом вам помогут различные инфографики, ментальные карты, интересные ассоциации, аналогии, казусы и курьёзы
  6. Рисуйте эскизы слайдов на бумаге и составляйте бумажные прототипы своих электронных курсов. Это позволит вам лучше понять, как расположить имеющуюся информацию на слайдах и какие материалы вам еще потребуется найти. Также прототипы помогают согласовать будущий курс с заказчиком или коллегами, если вы работаете над курсом в команде.
  7. Если позволяет тема, подайте материал в виде некой игры или квеста.

Какой инструмент для разработки электронных курсов выбрать?

Для начала давайте разберемся, что такое электронный курс и из чего он состоит.

Простыми словами электронный курс - это коллекция различных электронных учебных материалов на определенную тему. Обычно они представлены в определенном порядке и оформлены так, чтобы при их изучении было легко воспринимать и запоминать информацию.

Как правило, электронные курсы состоят из двух модулей:
  1. Справочно-информационный модуль — предназначен для обучения и включает в себя различные учебные материалы, которые могут быть представлены в форме видеоуроков, презентаций, электронных книг и т.п.
  2. Контрольно-измерительный модуль - предназначен для проверки знаний, полученных в первом модуле, и включает в себя различные виды тестов, диалоговых тренажеров, заданий для самостоятельной работы.
Важно отметить, что в рамках одного большого электронного курса может быть сразу несколько  разных контентных модулей, а итоговый тест — только один. Или может быть так, что после каждой подтемы есть небольшое промежуточное проверочное задание. Например, через каждые пять слайдов можно вставить короткие тесты для закрепления материала. Как показывает практика, второй подход наиболее эффективен и предпочтителен.
Современный инструмент для разработки электронных курсов должен иметь возможность создавать и удобным образом комбинировать все описанные выше элементы. Не менее важно, чтобы этот инструмент был прост в работе и не требовал дополнительных затрат времени на его установку, настройку и обучение персонала.

iSpring Suite
На мой взгляд, самый быстрый старт из числа наиболее популярных редакторов электронных курсов имеет отечественная разработка - iSpring Suite.


Программа имеет простой интерфейс, представляет собой надстройку PowerPoint и выглядит как дополнительная вкладка на панели инструментов.
Такое решение очень удобно в случае, если у вас в компании уже есть ряд учебных материалов в виде презентаций или вы планируете быстро сделать большое количество новых презентаций силами своих сотрудников. Не нужно быть большим экспертом, чтобы составить сделать красочные информативные слайды в PowerPoint.
Благодаря iSpring Suite, не выходя из программы, можно добавить в презентацию аудио или видеозапись с комментариями докладчика, превратив набор слайдов в нечто, напоминающее запись вебинара.
Важно отметить, что iSpring также позволяет создавать и добавлять в презентации различные тесты и диалоговые тренажеры. Эти инструменты помогают оценить, насколько хорошо был усвоен учебный материал непосредственно во время обучения.
Например, вы сделали электронный курс, посвященный эффективному проведению переговоров. В завершение справочно-информационного модуля вы можете добавить диалоговый тренажер, который будет имитировать различные диалоги на разных стадиях ведения переговоров. В зависимости от условий, описанных в тренажере, обучаемый должен правильно подобрать вопросы и ответы, используя знания полученные во время прохождения курса. За правильные фразы обучаемый будет получать баллы, а за неправильные - штраф. Таким образом, вы можете оценить, насколько хорошо он усвоил учебный материал и в дальнейшем сможет применять полученные знания в реальных переговорах.

CourseLab
Для сравнения, другой российский инструмент CourseLab является самостоятельным редактором с огромными возможностями. Но в нем всё неочевидно. Чтобы сделать что-то сложное и красивое, нужно иметь навыки программирования для написания кода во встроенном редакторе. К тому же там не обойтись без дизайнера. Практически все встроенные объекты «КурсЛаба» имеют непрезентабельный внешний вид - там нет даже инструментов оформления подобных тем, которые есть в PowerPoint. Многие объекты грешат ошибками в работе. Это касается и встроенных объектов для тестирования обучаемого. Хотя в новых промежуточных сборках продукта часть из них исправляется. Безусловно, с помощью CourseLab можно сделать невероятно сложные курсы, но вам надо быть и программистом, и художником, или иметь их в штате, а также располагать значительным временем для реализации проекта. Не единичны случаи, когда купив CourseLab, компании отчаиваются, не разобравшись с работе в нем, и платят дважды, переходя уже на более простой iSpring.
Да, iSpring Suite не обладает переменными, редактором кода, состояниями объектов, слоями, кадрами, которые позволяют делать сложные интерактивности, анимации, элементы навигации и т.д. Однако, в него уже встроены простые конструкторы таких популярных интерактивных элементов, как временная шкала, алфавитный каталог, база знаний “Вопрос-ответ” и виртуальная книга с эффектом перелистывания страниц. Также, если вы знакомы с гиперссылками и триггерами PowerPoint, то вы можете сделать, например, свой собственный простейший симулятор программы, сайта или сервиса. Для этого необходимо сделать скриншот программы, поверх ключевых кнопок наложить прозрачные фигуры, соответствующих размеров и форм, а затем добавить к ним гиперссылки на другие аналогичные слайды или превратить их в триггеры.
По сравнению с CourseLab многое упрощают и добавляют в дизайне такие мощные редакторы, как Articulate Storyline и Adobe Captivate, но они не имеют русского интерфейса и стоят в три раза дороже российских средств разработки курсов. Что характерно, ни в одном из трех указанных редакторов нет встроенного диалогового тренажера.

Переход к дистанционному обучению

Для полноценного запуска дистанционного обучения необходимо иметь СДО, с помощью которой курсы будут назначаться сотрудникам и благодаря которой можно отслеживать полноту и успешность их прохождения.
Мой личный опыт больше связан с системой Mirapolis, имеющей множество настроек и даже встроенную виртуальную комнату для вебинаров. По-моему, у них есть еще некий функционал для созданий курсов, но я по долгу службы им не пользовался. Пользователи подгружаются из корпоративных баз данных трудовых ресурсов. Итоговое тестирование можно  осуществлять посредством тестов, оформленных на основе Excel-шаблонов. В общем, система очень гибкая, но не очень однозначная в использования и довольно медлительная при больших потоках обучения.
На российском рынке можно найти множество различных СДО от разных вендоров. Конечно, далеко не со всеми из них мне доводилось поработать. Из тех СДО, с которыми я работал, наиболее понятной и простой для оперативного запуска дистанционного обучения мне показалась облачная платформа от того же  iSpring. Удобно, что сразу после регистрации на сервисе, ты, фактически, получаешь свой корпоративный учебный портал, куда можешь загрузить учебные материалы и пригласить сотрудников по электронной почте.

В свою очередь, сотрудники, которым назначили определенные учебные программы в СДО, будут иметь круглосуточный доступ к материалам со своих компьютеров, смартфонов и планшетов и, соответственно, смогут проходить обучение, сидя на рабочем месте в офисе, у себя дома или находясь где-то на промышленном объекте, в метро или в поезде.

Что в итоге

Подытожим сказанное выше. Мне довелось поработать с разными редакторами электронных курсов: CourseLab, Articulate Storyline, Adobe Captivate и iSpring. В данной главе я представил краткий анализ этих редакторов, и на мой взгляд, самый простой и понятный инструмент для создания своего первого электронного курса и быстрого запуска дистанционного обучения - это iSpring. Если вы уже не новичок в электронном обучении, вам нужны более сложные интерактивные курсы с адаптивным поведением — попробуйте CourseLab. А если при этом вас не пугает интерфейс на английском языке и высокая стоимость программы - Articulate Storyline или Adobe Captivate.
Важно понимать, что эффективность обучения, в первую очередь, зависит от того, насколько руководители и сотрудники компании заинтересованы в непрерывном получении новых знаний и личном развитии, а не от того, каким инструментом вы пользуетесь.
В конечном счете вам самим решать, заинтересованы ли вы в обучении своих сотрудников, в каком формате организовывать обучение и с помощью каких инструментов это делать. Если вы все же решите, что вашей компании необходимо дистанционное обучение, то, я надеюсь, данная статья поможет вам не наломать дров на этапе запуска СДО.
Итак, обещанный бонус!

Чек-лист для запуска удаленного обучения сотрудников


  • Составлен список ситуаций, при которых сотрудникам в организации требуется новая информация
  • Проведен опрос сотрудников, чему они хотят научиться
  • Изучены стандарты повышения квалификации сотрудников по специальностям
  • Проведена первичная проверка знаний (тестирование, игра, аттестация и т.п.)
  • Руководитель и сотрудники понимают, какую личную пользу они получат в результате обучения
  • Есть эксперт, который знает, какой информации не хватает в первую очередь и готов её предоставить
  • Есть методолог, который умеет представлять сложную информацию в простой форме
  • Составлены критерии оценки эффективности, основанные на практической пользе и измеримые в цифрах
  • Выбран подходящий инструмент для создания электронных курсов и СДО
  • Все сотрудники понимают, как работает выбранная СДО
Источник

Комментариев нет:

Отправить комментарий